13 Nis 2016

E-Yazışma Nedir?

Kurumlar arası etkin bir elektronik yazışma altyapısının oluşturulması; üzerinde yeni çalışılmaya başlanan bir konu değil… Resmi belgelerin elektronik ortamda hazırlanması ve kurumsal yazışma süreçlerinin elektronik ortamda yürütülmesi konusu 2000′li yıllara dayanıyor. Günümüzde hemen her kurum çoğu iş süreçleriyle beraber yazışma süreçlerini de elektronik ortama taşımış durumda ama kurumlar arası etkin bir elektronik yazışma süreci için bu kadarı yeterli olmuyor. Tüm kurumlara kolaylıkla entegre edilebilecek ortak bazı standartlara sahip olunması gerekiyor. İşte e-Yazışma projesi, bu ihtiyaca cevap vermek üzere o zamanki adıyla Devlet Planlama Teşkilatı (DPT) olan Kalkınma Bakanlığı öncülüğünde yürütülüyor.

E-Yazışma Projesi, Kalkınma Bakanlığı Bilgi Toplumu Dairesi, Bilgi Toplumu Stratejisi 73 numaralı “Ortak Hizmetlerin Oluşturulması” eylemine dayanarak 2010 yılı içerisinde başlatıldı. Projede Cumhurbaşkanlığı, Başbakanlık, Adalet Bakanlığı, İçişleri Bakanlığı, Dışişleri Bakanlığı ve Kalkınma Bakanlığı pilot kurumlar olarak yer alıyor. Proje, Şubat 2011’de sözleşmesi imzalanan hizmet alımı kapsamında 6 pilot kurumun katılımıyla sürdürülüyor. Proje süreçlerinin sağlıklı bir biçimde takip edilebilmesi amacıyla www.e-yazisma.gov.tr portalı ise bu kapsamda hayata geçirildi. Projeye Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü, Başbakanlık’ta Devlet Teşkilatı Veri Tabanı’nı (DTVT) yürütmekte olan ekip ve TÜBİTAK-Bilgem tarafından da katkı sağlanıyor.

Yazışma’nın standartları ortaya kondu

Projenin amacı; kamu kurumları arasındaki resmi yazışmaların elektronik ortamda yürütülmesini sağlayacak ortak kurallar setinin geliştirilmesi ve bu kuralların kamu kurumlarına ait elektronik belge yönetim sistemlerine (EBYS) uygulanarak sistemlerin elektronik belgeleri kolaylıkla paylaşabilir hale gelmesi… Bu anlamda projenin en önemli hedefi; tüm kurumların ihtiyacını çözebilecek nitelikte, esnek ve uygulanabilir bir kurallar seti ortaya koymaktı. Bu amaçla ilk etapta pilot kurumlar arasında gerçekleştirilen çeşitli toplantılarla kısıtlar ve olası riskler masaya yatırıldı. Ayrıca çeşitli özel sektör temsilcilerinden konuya ilişkin görüşler alındı. Özellikle Devlet Arşivleri’nin görüşlerine büyük önem verildi. Çünkü ‘Resmi Yazışma’ hüviyetindeki belgelerin kurumlar arasında etkin bir şekilde taşınabilmesinin uzun vadede yeterli bir hedef olmadığı düşünülerek belgelerin arşiv niteliklerine uygun bir şekilde oluşturulması en önemli hedeflerden biri olarak değerlendirildi.

Çalışmalar sonucunda, e-yazışma standartlarının detaylı bir şekilde ortaya konduğu e-Yazışma Teknik Rehberi ortaya çıktı. Ayrıca Teknik Rehber’de yazılan tüm kurallara uygun yazışma paketi oluşturabilen .NET ve JAVA ortamları için ayrı API (Uygulama Programlama Arayüzü) geliştirildi. Açık kaynak kodlu olarak geliştirilen API’lerin kurumların ihtiyacına göre özelleştirilebilmesi de mümkün…

Proje kurum içi resmi yazışma süreçlerine ilişkin bir kapsam belirlememesine rağmen, kurumlar arası sürece dair elde edilecek birikimlerle kurum içi süreçlerin de yeniden yapılandırılması sağlanabilecek. Bu sayede kurum içi yapılarında farklı e-yazışma süreçleri işleten kurumlar; e-Yazışma projesinde belirlenecek ortak kurallar sayesinde birlikte çalışabilir sistemleri kullanmak için süreçlerini yeniden güncellemeleri gerekebilecek. Bu ise kurumların e-yazışma süreçlerinin tamamıyla tekrar gözden geçirilerek daha etkin bir boyut kazanması anlamına geliyor ve e-yazışma açısından iyi bir adım olarak nitelenebilecek önemli bir nokta

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir